Dampak otomatisasi perkantoran

Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

Penggunaan komputer sudah sangat memudahkan bagi perkerjaan perkantoran, dengan menggunakan teknologi komputerisasi dalam perkantoran hal ini akan menyebabkan pekerjaan kantor menjadi lebih mekanis dan lebih terstruktur. Menggunakan komputer dalam pekerjaan kantor tentu tidak lepas dari menggunakan aplikasi yang terdapat dalam komputer tersebut. Berikut ini aplikasi-aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat digunakan.

1. Aplikasi Pengolah Kata

Aplikasi pengolah kata Word Processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis dapat melakukan beberapa tugas sekaligus yang diperlukan untuk membuat dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumene tersebut.

Word Processing memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada orang lain. Dengan kata lain word processing adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis dapat melakukan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik, dicetak maupun dikirim menggunakan email.

Jenis aplikasi pengolah kata yang sering digunakan pada keseharian pembuatan dokumen kantor adalahMs. Word. namun aplikasi ini merupakan aplikasi yang berbayar. Sedangkan aplikasi pengolah kata yang dapat digunakan secara gratis adalah Libre.

2. Surat Elektronik (e-mail)

Surat elektronik atau yang sring dikenal dengan E-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

Terdapat 2 jenis email yang sering digunakan secara umum, dan kedua jenis email tersebut dapat digunakan secara gratis, email tersebut berekstensi @gmail dikeluarkan oleh Google, dan @ymail yang dikeluarkan oleh Yahoo.

3. Voice Mail

Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalam telephone. Telepon juga digunaka untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan. Perbedaanya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepone untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio ketika dipanggil.

4. Kalender Elektronik

Kalender elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memangil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus diantara aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai media komunikasi.

Cara kerja kalender elektronik mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. 

5. Konfrensi Audio (Audio Confrencing)

Konfrensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat komunikasi audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konfrensi. Telepon Konfrensi merupakan bentuk pertama dan masih digunakan. Konfrensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone. Keuntungan konfrensi audio adalah sebagai berikut:

• Biaya peralatan yang diperlukan untuk konfrensi audio tergolong standar
• Orang-orang merasa nyaman berbicara di telepon
• Konfrensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat

6. Konferensi Video

Konfrensut video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seiring perkembangan waktu konfrensi video dapat dilakukan oleh komputer dengan biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk konfrensi Video menggunakan komputer dengan koneksi internet adalah Skype.

7. Faxsimile

Fax merupakan singkatan dari Facsimile transmision, merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim lain dengan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka.

Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan oleh fax. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatan fax tidak sulit.

8. Slide Presentase

Slide presentase adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering digunakan untuk menampilkan slide presentase adalah Ms. Power Point. Slide presentase ini sangat efektif sekali untuk menunjang  pegawai dalam melakukan presentase. 

9. Pencitraan (Imaging)

Beberapa perusahaan memiliki volume dokumen yang besar sehingga mereka harus menyimpan dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka dapat digunakan aplikasi yang dapat menyimpan dokumen fisik menjadi dokumen digital (file) dengan menggunakan Scanner.

Dengan menggunakan scanner maka dokumen fisik yang dapat memakan tempat penyimpanan yang cukup luas, dapat diganti menjadi dokumen bersifat digital (file). Mesin scanner dihubungkan dengan komputer, mesin ini memindai dokumen yang diletakkan pada mesin tersebut kemudian memindai men-scan nya lalu merubah kedalam bentuk digital. Jika sewaktu-waktu memerlukan dokumen tersebut, pegawai dapat mencetaknya menggunakan printer.

10. Aplikasi Pengolah Angka

Aplikai pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering digunakan setelah aplikasi pengolah kata pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi pengolah angka memudahkan akuntan dalam membuat perhitungan-perhitungan keuangan dengan mudah, sehingga meminimalkan kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan.

Aplikasi pengolah angka yang paling banyak digunakan adalah Ms. Excel yang merupakan saudara Ms. Word. Dan kedua aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar. Sedangkan untuk aplikasi yang gratis dapat pula menggunakan aplikasi Libre.

Dampak Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran dapat berarti pengalihan pekerjaan manual kantor menuju penggunaan peralatan mekanis seperti komputer. Pekerjaan manual yang membutuhkan pekerja yang banyak otomatis juga akan digantikan dengan pekerjaan komputer yang hanya menggunakan sedikit pegawai namun dengan skill penggunaan komputer yang mumpuni.

Selain dampak pengurangan tenaga kerja di perkantoran itu sendiri, terdapat dampak lain di perusahaan yaitu sebagai berikut:

1. Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan

Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan salah satunyanya adalah pengurangan tenaga kerja akibat digantikan oleh penggunaan mesin komputer. Namun selain mengakibatkan pengurangan tenaga kerja, penggunaan teknologi komputer juga menciptakan lowongan tenaga kerja baru namun dalam jumlah yang sedikit dengan kemampuan IT yang mumpuni.

Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan dapat dilihat pada bidang berikut ini:

1. Angkatan Kerja Wanita. Wanita yang bekerja semakin meningkat, hal ini ditandai dengan banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki.
2. Pekerja Profesional dan Teknis. Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.
3. Manajer dan Administrator. Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.
4. Pegawai Administrasi. Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran. 

2. Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Perubahan terhadap truktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini karena peluan kerja untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan hanya diperuntukan bagi orang yang memiliki ijazah formal. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran.

Adanya berbagai jenis pekerjaan diperusahaan maka dibutuhkan pelatihan diberbagai tingkat pendidikan. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.

3. Dampak Terhadap Manajemen Menengah

Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat.

Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.

4. Dampak Terhadap Operasi Perusahaan

Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen.

Akibat kemanjuan teknologi manajemen dapat berada dalam kendali satu atap. Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem total, dan kemampuan memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran perusahaan secara akurat memerlukan pemahaman tentang fungsi manajerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. 

Otomatisasi dalam kantor tidak akan mengurangi kebutuhan terhadap pegawai. Mereka tidak lagi mengerjakan pekerjaan rutin. Tetapi masih dibutuhkan untuk mengumpulkan data, menyiapkan input bagi mesin, menjalankan mesin dan menerjemahkan output mesin.

Dapat disimpulkan dampat otomatisasi perkantoran terhadap pekerjaan kantor merupakan sesuatu yang biasa, dapat disamakan dengan pergantian tenaga kerja yang satu dengan lainnya

sumber : http://anugerahdino.blogspot.com/